Charte & règlements

 

 

Article I : Nom corporatif

1.1  Regroupement québécois en soins de plaies (RQSP)

Article II : Prémisses et valeurs

Considérant que :

2.1  Les soins de plaies sont une problématique de santé importante au Québec;

2.2  Différents professionnels oeuvrent quotidiennement auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie;

2.3  Une structure québécoise est importante pour soutenir le développement de la pratique des soins de plaies;

2.4  La mise en oeuvre d’un partenariat sain et d'une collaboration efficiente, exempts de conflit d’intérêt ou de préférences personnelles, soit établie avec les membres de l'industrie œuvrant en soins de plaies;

2.5  Les valeurs de respect, de réciprocité, de transparence et d'empathie sont au coeur de la pratique des soins de plaies au Québec;

La création, la mise sur pied et le maintien d'un Regroupement québécois en soins de plaies, dirigé par des québécois et rencontrant les besoins, les priorités ainsi que les spécificités de la clientèle québécoise à risque ou présentant une plaie est indispensable.

Article III : Mission

Le Regroupement québécois en soins de plaies est un organisme à but non lucratif ayant pour mission de promouvoir les soins de santé en matière de prévention et de soins des plaies.  Son but est de promouvoir et de soutenir les pratiques qui visent à réponde aux besoins de la population québécoise à l'aide des meilleures connaissances disponibles et des pratiques exemplaires reconnues. 

Article IV : Objectifs

4.1  Contribuer à optimiser les soins dispensés aux personnes à risque ou présentant une plaie afin de favoriser une meilleure qualité de leur vie;

4.2  Contribuer au développement de la formation initiale et avancée en soins de plaies pour les intervenants œuvrant auprès de la clientèle ciblée;

4.3  Soutenir l'harmonisation des pratiques de soins de plaies au Québec selon les dernières données probantes;

4.4  Contribuer à uniformiser les outils légaux et la documentation en soins de plaies au Québec;

4.5  Faciliter le développement et l’implantation et le développement de pratiques exemplaires en soins de plaies au Québec et en promouvoir la diffusion;

4.6  Offrir des activités de développement des connaissances et des compétences en soins de plaies à l’aide de différents canaux et outils de communication;

4.7  Développer un rôle consultatif et participer à la prise de décision auprès des différentes instances décisionnelles gouvernementales;

4.8  Offrir aux membres une structure de communication, d’échanges et de partenariat.

Article V : Membres

5.1  Membre non professionnel
       Non professionnel œuvrant auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie ou patient ou ayant un intérêt particulier pour la prévention et le soin des plaies. Cotisation individuelle annuelle.

5.2  Membre professionnel
       Professionnel de la santé, membre en règle de son ordre/regroupement professionnel, œuvrant auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie, ou ayant un intérêt particulier pour la prévention et le soins des plaies. Cotisation individuelle annuelle.

5.3  Membre corporatif
       Représentant de l'industrie pour laquelle il oeuvre. Cotisation corporative annuelle.

Article VI : Composition et rôles des membres du comité exécutif

6.1  Présidente

6.1.1   Être professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.1.2   Préside les assemblées générales et générales spéciales;

6.1.3   Prépare les ordres du jour et les documents inhérents au Regroupement avec l’aide des membres du comité exécutif;

6.1.4   Rend disponible l’ensemble des documents inhérents au Regroupement;

6.1.5   Prépare et présente un rapport annuel relatif à l’ensemble des activités du Regroupement lors de l’assemblée générale annuelle (AGA);

6.1.6   Signe les documents légaux ainsi que les chèques émis par le Regroupement, et ce, conjointement avec un membre du comité exécutif;

6.1.7   Préside le comité exécutif et participe, au besoin, aux comités ad hoc;

6.1.8   S’assure que le comité exécutif s’acquitte de ses devoirs et responsabilités;

6.1 9   Représente activement les membres du regroupement et agit à titre de porte-parole officiel lors des activités externes et auprès des différentes instances québécoises;

6.1.10  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.1.11  Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d'intérêt potentiel ou présent.

6.2  Vice-présidente

6.2.1  Être professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.2.2  Seconde la présidente;

6.2.3  Remplace la présidente en son absence et exerce à ce moment précis l’ensemble des rôles et responsabilités;

6.2.4  Cosigne les documents légaux émis par le Regroupement, et ce, avec la présidente;

6.2.5  Représente activement les membres du Regroupement lors des activités externes et auprès des différentes instances québécoises;

6.2.6  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.2.7  Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d'intérêt potentiel ou présent.

6.3  Secrétaire

6.3.1  Être un professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.3.2  Assure la logistique des diverses réunions;

6.3.3  Rédige les procès-verbaux;

6.3 4  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.3.5 Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d'intérêt potentiel ou présent.

6.4  Trésorière

6.4.1  Être un professionnel de la santé au Québec;

6.4.2  Assure la gestion financière du Regroupement;

6.4.3  Tient à jour un livre comptable avec les actifs et passifs du Regroupement;

6.4.4  Dépose tous les argents du Regroupement dans un compte bancaire portant le nom du Regroupement, et ce, auprès d’une institution désignée par le comité exécutif;

6.4.5  Présente un rapport financier annuel lors de l’AGA;

6.4.6  Assure la gestion de la liste des membres du Regroupement et reçoit les nouvelles adhésions;

6.4.7  S’assure du renouvellement de l’adhésion au Regroupement et du paiement de la cotisation des membres;

6.4.8  Cosigne les chèques émis par le Regroupement, et ce, avec la présidente;

6.4.9  Signifie aux membres du Regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent;

6.4.10  Rend compte régulièrement des dépenses du Regroupement lors des rencontres du comité exécutif;

6.4.11  Assure la gestion de la liste des membres du Regroupement et reçoit les nouvelles adhésions;

6.4.12  S'assure du renouvellement de l'adhésion au Regroupement et du paiement de la cotisation des membres;

6.4.13  Cosigne les chèques émis par le Regroupement et ce, avec la présidente;

6.4.14  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.4.15  Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d'intérêt potentiel ou présent.

6.5  Conseillère (5 postes)

6.5.1  Être un professionnel de la santé oeuvrant au Québec. Un des cinq postes peut être comblé par un membre issu de la communauté qui présente un intérêt particulier pour le soin des plaies;

6.5.2  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.5.3  Participe aux rencontres du comité exécutif;

6.5.4  Participe aux différents comités ad hoc;

6.5.5  Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.6  Représentant(e) des partenaires de l’industrie

6.6.1  Oeuvre au Québec;

6.6.2  Représente l'ensemble des membres corporatifs;

6.6.3  Assure le lien entre le comité exécutif et les partenaires de l'industrie;

6.6.4  S'implique activement dans les travaux et les activités du Regroupement;

6.6.5  Signifie aux membres du Regroupement, le cas échéant, un conflit d'intérêt potentiel ou présent.

6.7  Réunion du comité exécutif

6.7.1  Le comité exécutif doit se réunir au moins trois (3) fois par année;

6.7.2  Ces réunions peuvent être réalisées sous forme de réunions, de conférences téléphoniques, de téléconférences ou par tout autre moyen décidé par le comité lui-même;

6.7.3  Les membres du Regroupement peuvent assister aux rencontres du comité exécutif, et ce, sur invitation.

6.8  Quorum du comité

6.8.1  50% + 1 des membres du comité exécutif.

Article VII : Durée des mandats des membres du comité exécutif

7.1  Le mandat des administrateurs du comité exécutif est d'une durée de trois (3) ans.

7.2  Le mandat du représentant des partenaires de l'industrie est d'une durée de deux (2) ans. Celui-ci ne peut siéger pour un second mandat consécutif. Il peut   toutefois se présenter à nouveau, deux ans après la fin de son mandat.

Article VIII : Assemblée générale annuelle et assemblée générale spéciale

8.1  Tenue
8.1.1  L’AGA se tient une (1) fois par année;

8.1.2  Les procédures encadrant le déroulement de l'AGA et d'une assemblée générale spéciale, s'appuient sur le Code Morin;

8.1.3  Une assemblée générale spéciale peut être tenue lorsque :

  • la présidente reçoit une demande écrite de 25% ou plus des membres du Regroupement
  • la présidente le requiert
  • suite à une demande d'un membre du comité exécutif, avec approbation du comité exécutif 

8.2  Droit de vote

8.2.1  Seuls les membres non corporatifs en règle ont droit de vote :

  • lors des prises de décisions à l'AGA
  • lors des élections des membres du comité exécutif

8.3  Quorum

8.3.1  10% des membres forme le quorum.

8.4  Convocation

8.4.1  La convocation à l'AGA est acheminée par courrier électronique ou par courrier postal au moins quatre (4) semaines avant l’événement;

8.4.2  La convocation à une assemblée générale spéciale est acheminée uniquement par courrier électronique seulement, et ce, au moins 72 heures avant l’événement.

8.5  Vote

8.5.1  Les décisions prises lors des assemblées générales se font à main levée et la majorité est retenue comme décisionnelle.

Article IX : Logistique des élections et nominations

9.1  Élections des membres du comité exécutif

9.1.1  Le comité exécutif est composé de huit (8) administrateurs;

9.1.2  Quatre (4) administrateurs sont nommés aux années paires et quatre (4) administrateurs sont nommés aux années impaires;

9.1.3  L'élection des candidats au comité exécutif se fait lors de l'AGA;

9.1.4  Après l'élection des membres, ces membres désignent parmi eux une présidente, une vice-présidente, une secrétaire, une trésorière et les conseillères qui composeront le   comité exécutif;

9.1.5  La présidente ex-officio demeure disponible pendant un (1) an pour accompagner la nouvelle présidente.

9.2  Poste vacant

9.2.1  Un poste vacant constitue la démission, le décès ou la perte d'éligibilité d'un administrateur;

9.2.2  Un poste d'administrateur devient vacant si le titulaire transmet à la présidente sa démission par écrit;

9.2.3  Tout poste qui devient vacant en cours de mandat au sein du comité exécutif est comblé par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer;

9.2.4  Un poste d'administrateur qui demeure vacant suite à l'AGA peut être octroyé par cooptation à un membre du Regroupement par le comité exécutif pour la durée restante du mandat.

9.3  Perte d'éligibilité d'un administrateur

9.3.1  La perte d'éligibilité d'un administrateur signifie une absence non justifiée ou sans motif valable de participation active aux activités du Regroupement, ou une absence de trois (3) réunions consécutives du comité exécutif au cours d'une même année, que celles-ci soient en présentiel ou en mode virtuel. L'absence doit être justifiée par écrit à la présidente du Regroupement;

9.3.2  Les membres du comité exécutif peuvent, par résolution, suspendre ou destituer, un membre qui ne remplit pas ses responsabilité. Toutefois, le comité exécutif doit donner à ce membre l'occasion de se faire entendre avant qu'une décision soit prise à son sujet.  Si après avoir entendu le membre, la décision des membres du comité exécutif demeure la même, elle est finale et sans appel.

9.4  Comité d'élection

9.4.1  Le comité d'élection est composé de deux (2) personnes soit, une présidente d'élection, nommée par  le CE et de l'adjointe administrative du RQSP. Pour être présidente d'élection, les critères suivants doivent être respectés : 

  • Être un membre en règle et votant depuis au moins deux (2) ans avant l’élection;
  • Ne pas faire partie du comité exécutif;
  • Ne pas être candidat pour les élections du Regroupement.

9.4.2  Le dépouillement des votes est réalisé par les membres du comité d’élection;

9.4.3  La présidente du comité d’élection dévoile le nom des candidats élus pour chacun des postes lors de l’AGA.

9.5  Rôles du comité de mise en candidature

9.5.1  Faire parvenir un avis ainsi que le formulaire de mise en candidature par courrier électronique aux membres en règle du RQSP, 45 jours avant l'AGA du RQSP pour les postes d'administrateur dont le mandat se termine ;

9.5.2  Recevoir les bulletins de mise en candidature qui ont été transmis par courrier électronique au secrétariat du RQSP ou qui ont été remis au maximum une heure avant la tenue de l'AGA :

9.5.3  Procéder au dépouillement et au décompte des votes, le cas échéant ;

9.5.4  Déclarer les noms des candidats élus aux postes d'administrateurs lors de la tenue de l'AGA (responsabilité de la présidente d'élection).

9.6  Votation

9.6.1  La tenue d'une élection est nécessaire lorsque le nombre de candidatures est supérieur au nombre de postes d'administrateurs à combler ;

9.6.2  Lorsque le nombre de candidatures est égal au nombre de postes à combler, les candidats sont élus par acclamation ; 

9.6.3  Lorsqu'un vote est  nécessaire, les bulletins de vote sont remis lors de la tenue de l'AGA, aux membres présents ayant droit de vote;

9.6.4  Le ou les candidat(s) qui obtien(nent) le plus grand nombre de votes est(sont) déclaré(s) élu(s) au sein de l'exécutif ;

9.6.5  Dans l’éventualité où il y a égalité entre les votes, un vote secret se tient lors de l’AGA;

9.6.6  Un ou des membres ayant posé leur candidature mais qui n'ont pas été élus lors de l'AGA pourraient être sollicités pour collaborer aux travaux ou aux activités du Regroupement ;

9.6.7  Dans l'éventualité où il n'y a aucune candidature soumise avant la tenue de l'AGA, une période de mise en candidature est ouverte en début d'assemblée.

9.7  Élection du partenaire de l'industrie

9.7.1  Le partenaire de l'industrie est désigné par les membres du comité exécutif et le partenaire de l'industrie sortant, selon les critères de sélection établis;

9.7.2  Les mises en candidature sont transmises au RQSP à l'aide du formulaire prévu à cet effet, soit par courriel ou remises au maximum une heure avant la tenue de l'AGA. Tous les formulaires de mise en candidature sont acheminés au secrétariat du RQSP;

9.7.3  Un avis d'élection ainsi que le formulaire de mise en candidature sont envoyés par courriel aux partenaires de l'industrie quarante-cinq (45) jours avant l'AGA:

9.7.4  Le candidat doit signifier par écrit son intérêt à s'impliquer au sein du comité et démontrer les avantages que sa contribution, en lien avec les soins de plaies,   peut apporter au Regroupement.

 

Article X : Cotisation des membres

10.1  La cotisation annuelle est déterminée par le comité exécutif et.  Elle doit être adoptée par les membres du Regroupement lors de l’AGA;

10.2  Cette modification devient effective l’année suivante;

10.3  La cotisation annuelle est valide du 1er janvier au le 31 décembre de l'année en cours, et ce, peu importe la date du paiement de celle-ci au cours de l'année; 

10.4  Le 1er décembre de chaque année, les membres reçoivent un avis de renouvellement de leur cotisation annuelle par courrier électronique;

10.5  Le montant de la cotisation annuelle des membres de l'exécutif est défrayé par le RQSP pour la durée de leur mandat, en reconnaissance du travail non rémunéré des membres de l'exécutif du RQSP, qui totalise plusieurs heures annuellement.

 

Article XI : Trésorerie

11.1  Les états financiers sont présentés par la trésorière lors de l’AGA, ceux-ci doivent être approuvés par les membres;

11.2  Lors de l’AGA, les membres en règle doivent approuver les modalités de remboursement des dépenses des membres du comité exécutif et des autres comités.

 

Article XII : Dissolution des actifs

12.1  Advenant la dissolution du Regroupement, tous les actifs et biens restants après le paiement des dettes seront remis à un organisme communautaire ou à une   fondation à visée provinciale et dont la mission est en lien avec la clientèle à risque ou présentant une plaie.

 

Article XIII : Comités ad hoc

13.1  Des comités ad hoc sont mis en place pour participer à des travaux spécifiques ou pour formuler des recommandations sur des sujets ou des intérêts particuliers;

13.2  Les comités ad hoc sont créés suite à :

  • un vote du comité exécutif
  • à la demande de la présidente
  • une recommandation des membres du Regroupement lors d’une AGA

13.3  Chacun des comités ad hoc doit nommer un responsable. Ce dernier doit déposer un rapport annuel de ses activités au comité exécutif et le présenter aux membres lors de  l'AGA;

13.4  Les membres des comités ad hoc peuvent recevoir une compensation pour leurs dépenses.

 

Article XIV : Amendements

14.1  Les présents articles peuvent être amendés lors d’une AGA par une proposition rédigée en bonne et due forme;

14.2  La proposition d'amendement doit être adoptée, à majorité simple, par les membres présents pour être retenue.

        Document proposé le 12 novembre 2011

        Amendé et adopté le 22 mars 2014

        Amendé et adopté le 21 mars 2015

       Amendé et adopté le 18 mars 2016

       Amendé et adopté le 17 mars 2017

       Amendé et adopté le 19 mars 2021

       Amendé et adopté le 10 septembre 2022

       Amendé et adopté le 16 mai 2023

       Amendé et adopté le 20 avril 2024

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